1. Meld inn behov

Anskaffelsesprosessen starter med innmelding av behovet. Fyll ut innmeldingsskjemaet nedenfor, og trykk send.

NB! Innmeldingsskjemaet vil kun vises for påloggede ansatte. Logg inn her!

---

Prosess etter innmelding

Hva skjer når jeg har sendt inn et innmeldingsskjema?
Etter at du har sendt inn innmeldingsskjemaet vil du få en bekreftelse på epost, med en kopi av skjemaet og øvrige innsendte vedlegg. Så snart vi har en ledig saksbehandler vil vi ta kontakt med den som er oppført som kontaktperson for arbeidsgruppen (faglig ansvarlig/behovshaver).

Hvem har ansvar for hva?
Veileder for arbeidsdeling i anskaffelsesprosesser fra 100 000,- ekskl. mva. viser hva budsjettenheten og innkjøpstjenesten har ansvar for i anskaffelsesprosessen.

Hvor lang tid tar prosessen fra innmelding til bestilling?
Hvor lang tid anskaffelsesprosessen vil ta avhenger av anskaffelsens størrelse, omfang og kompleksitet. Saksbehandler for innkjøpet vil kunne anslå tidsbruken når saksbehandleren har blitt kjent med anskaffelsens kompleksitet.

Hva kan jeg gjøre i ventetiden?
I ventetiden kan behovshaver starte med å beskrive behov og krav som skal legges til grunn for anskaffelsen. Under finner du maler for kravspesifikasjon som du kan starte med å fylle ut så snart behovet oppstår. Har du allerede fylt ut kravspesifikasjonen bes det om at du laster den opp i innmeldingsskjemaet.

Mal for kravspesifikasjon

Varer	Tjenester
Norsk	Norsk
Engelsk	Engelsk

Tips til utfylling av kravspesifikasjonen

• Spesifiser behovet
  Det kan i mange tilfeller være bedre å fokusere på funksjon og hvilket behov som skal dekkes gjennom anskaffelsen, heller enn en spesifikk beskrivelse av tekniske forhold. Hensiktsmessigheten av dette må vurderes for hver enkelt anskaffelse. Innkjøpstjenesten bistår i dette.

• Spesifiser absolutte minimumskrav som må oppfylles
  Dersom det er krav som må oppfylles for at det i det hele tatt skal være ønskelig å kjøpe noe, må disse kravene formuleres. Eksempler på slike krav kan være krav til minimum ytelse, minimum forstørring, minimum presisjon, og seneste leveringstid. Tilbud på utstyr som ikke oppfyller minimumskrav vil bli avvist fra konkurransen, det er derfor viktig å ikke være for streng.

• Spesifiser tildelingskriterier
  Hvilke kriterier skal tilbudene evalueres etter (pris, teknisk funksjonalitet, service, miljø o.l.)? Hva er det vil ønsker at leverandøren skal beskrive (og dokumentere) for at vi skal kunne gjøre en evaluering (i utgangspunktet uten kontakt med leverandøren) av tilbudet?
  
  Hva er viktigst - er det pris, funksjonalitet eller annet? Vektene skal angi hva som vektlegges i evalueringen. For eksempel pris 30 %, teknisk løsning 40 % og miljø 30 %.
  
  NB! Fra 01.01.2024 er det et krav om at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum tretti (30) prosent, jf. .

• Spesifiser kvalifikasjonskrav
  Kvalifikasjonskrav er krav som stilles til tilbyder for å sikre at de har gjennomførings- og leveringsevne. Det kan for eksempel være krav om referanser fra tidligere leveranser, krav om å levere årsregnskap for de siste 2 årene (for å se om tilbyder er levedyktig), eller krav om oppfyllelse av miljøkrav.