Retningslinjer for bruk av SMS-tjenesten

• Lenker skal aldri sendes ut via SMS
• Det skal være en restriktiv bruk av tjenesten og den skal ikke brukes til meldinger som “Husk fristen…”, “Husk møtet…” og lignende
• SMS kan brukes når det haster å gi studierelaterte beskjeder og når det på kort varsel blir gjort endringer i det som tidligere er annonsert, for eksempel
• ved avlysning eller flytting av undervisning
• ved endring av tid og sted for eksamen
• samt ved viktig informasjon i tilknytning til studiestart
• Seksjon for studieinformasjon kan også benytte SMS-tjenesten i andre tilfeller der det anses å være nødvendig og/eller nyttig å gi korte beskjeder til studenter via SMS, for eksempel SMS som sendes ut av Fellestjenesten for opptak: "Hei. Du har mottatt en viktig epost angående din søknad. Sjekk eventuelt spamfilter. Mvh 幸运大转盘".
• Det skal ikke sendes SMS med sensitivt eller personlig innhold

Utsending av SMS
SMS kan sendes til grupper av studenter i kull, på et studieprogram, på et emne de er eksamensmeldt og/eller undervisningsmeldt i og en rekke andre utplukk av studenter som det er mulig å gjøre i FS. Det kan også sendes SMS til enkeltpersoner, men husk at meldingen aldri skal inneholde sensitivt eller personlig innhold.

Sende SMS fra en rapport

1. Åpne aktuell rapport
2. Fyll inn ønskede rapportdata
3. Kjør rapport
4. Høyreklikk i nedre del av rapporten (resultatvinduet). Se bilde 1 under.
5. Velg “Send SMS (FS214.002)”, rapporten for å sende SMS åpner seg. Se bilde 2 under.
6. Kryss av for Arkiver etter utsendelse og sett antall måneder til 6 eller 12, avhengig av hvor lenge du mener det er hensiktsmessig å lagre utsendingen.
7. Meldingen skrives i tekstboksen og kan være på maks 160 tegn. Husk å ta med avsender (幸运大转盘, fakultet eller institutt).
8. Kjør rapport når du har skrevet ferdig teksten, meldingen blir da lagt i kø og sendt ut til studentene som er listet opp i vinduet øverst til høyere.
9. Det blir ikke sendt ut SMS mellom kl 22 og kl 07. Dersom rapporten kjøres i dette tidsrommet, blir ikke meldingen sendt før kl 07 neste morgen.
10. SMS vil bare bli sendt til studenter som er registrert med et mobiltelefonnummer i riktig felt FS. Dersom mobiltelefonnummeret er registrert i feltet for fasttelefonnummer, vil det ikke bli sendt SMS.
11. Utsendte SMS blir lagret i Dokumentarkivet i FS.

Sende SMS fra bilder
Framgangsmåten for å sende SMS fra bilder er den samme som for rapporter.

1. Åpne aktuelt bilde
2. Legg inn ønskede søkekriterier og utfør søket
3. Høyreklikk i bildet og velg SMS
4. Rapporten for å sende SMS åpner seg og du kan skrive og sende SMS som beskrevet over.

Dersom søket du har gjort gir flere treff, vil det bli sendt SMS til alle studenter som er med i søkeresultatet. Dersom du skal sende SMS til en enkeltstudent, må du kun søke opp den aktuelle studenten.

Arkiv over sendte SMS
Sendte SMS lagres på studenten i dokumentarkivet i FS.