Begrunnelse og klage

Hvordan håndtere begrunnelser, klage på eksamen/karakter og ny sensur.

---

Begrunnelse

Begrunnelse i Studentweb, FS og Wiseflow

Begrunnelsesinnstillinger i FS

Begrunnelsesinnstillinger i FS

I FS er det en del innstillinger i vurderingskombinasjon samlebilde og vurderingsenhet samlebilde som må være på plass for at begrunnelse i Studentweb skal fungere. Blå pil angir at SSA har ansvaret for korrekte data, mens rød pil angir at fakultet/institutt har ansvaret for korrekte data.

Vurderingskombinasjon samlebilde

1. Vurderingskombinasjonen må ha verdi i feltet for Vurdkombtype for at eksamenen skal vises i begrunnelse- og klagemodulen i Studentweb.

2. Feltet Begrunnelse via Studentweb må ha verdi J.

Vurderingsenhet samlebilde

1. Vurderingsenheten må ha verdi for Frist innlevering. Eksamensdato settes av SSA i samråd med enhetene.

Skoleeksamener skal ha en dato i feltet for eksamensdato. Denne settes av SSA i samråd med enhetene, og er normalt på plass på alle skoleeksamener.

2. Begrunnelsessystem skal være registrert som WISEFLOW for at integrasjonen for begrunnelse mellom FS og Wiseflow skal fungere. Dette sørger SSA for at er registrert.

3. Merk også at du kan se i Vurderingsenhet samlebilde om det er registrert verdi for Vurdkombtype.

Vi ber om at dere gir oss beskjed dersom dere skulle se at deres enheter ikke er registrert på korrekt måte i FS. Vær spesielt oppmerksom på eksamener som er registrert med WISEFLOW i FS der det ikke faktisk gjøres digital sensur

Administrasjon av begrunnelse

Administrasjon av begrunnelse

Standardsak

Vi definerer en standardsak som en eksamen med to sensorer per student, der den ene er intern og den andre er ekstern, og den interne sensoren har ansvaret for å gi begrunnelse. Løsninger for andre begrunnelsesordninger og sensorfordelinger vil beskrives lenger nede i veiledninga.

1. Begrunnelse kommer inn, administrator trenger ikke gjøre noe. Administrator finner imidlertid en oversikt over begrunnelser på flowen under Verktøy. Du vil også motta et e-postvarsel fra Wiseflow for hver begrunnelse som kommer inn. Dette varselet kan vi på sikt skru av, dersom det oppleves som unødig støy.

1. Administrator skal i utgangspunktet ikke trenge å gå til denne oversikten.
2. Sensoren får automatisk tildelt begrunnelsen, og vil motta et varsel fra Wiseflow hver dag det finnes nye begrunnelseshenvendelser. Administrator trenger ikke gjøre noe.
3. Sensoren skriver og leverer sin begrunnelse. Administrator trenger ikke gjøre noe.
4. Begrunnelsen er gitt og tilgjengelig for studenten i Wiseflow via Studentweb. Administrator trenger ikke gjøre noe.

Feilretting

Feilretting

Sensor har ikke levert begrunnelse innen fristen

Det sendes ett varsel per student som ikke har fått begrunnelse til administratorer, med dagens funksjonalitet i Wiseflow. Dette kan medføre mange varslinger der sensorer ikke har gjort jobben sin med begrunnelser, men vi ser det som nødvendig å ha varselet på for å få fanga opp begrunnelser som ikke er blitt gitt.

Sensor mottar selv en påminnelse om at fristen er i ferd med å utløpe 48 timer før fristen.

Når begrunnelse ikke er sendt inn av sensor innen fristen må administrator gjøre følgende:

• Undersøke at begrunnelsen er tildelt korrekt sensor i begrunnelsesoversikten under Verktøy
• Dersom den er fordelt til feil sensor kan du omfordele i oversikten
• Kontakte sensoren direkte for å sørge for at hun sender inn begrunnelsen -- gi henne da lenke til brukerveiledninga for sensorer
• Sørg for at flowen ikke har blitt arkivert
• Flower blir automatisk arkivert 4 uker etter at vurderingsperioden har gått ut
• Sjekk gjerne utløpsdatoen på flowen din -- dersom det er mindre enn én uke til flowen blir arkivert kan du forlenge vurderingsperioden litt (pass bare på at vurderingsperioden fortsatt er satt til å ha utløpt før dagens dato)
• En arkivert flow kan enkelt reaktiveres ved å trykke på menyknappen oppe til høyre i flowen og trykke på Åpne flowen igjen
• Sensorer ser ikke begrunnelser i oversikten sin dersom de hører til en arkivert flow
• Forlenge fristen på begrunnelsen i begrunnelsesoversikten under Verktøy
• Legg merke til at sensor kan sende inn begrunnelse selv om fristen er utgått, men fristen bør forlenges for å generere nytt varsel til sensor og administrator ved eventuell ny forsinkelse

Administrasjonen kan når som helst hente ut en oversikt over ikke-ferdigbehandlede begrunnelsessaker i FS-rapport 579.001.

Begrunnelse fordelt til feil sensor

Du må i et slikt tilfelle først sørge for å endre innstillinga på flowen, slik at kommende begrunnelser faktisk tildeles til korrekt sensor. Se hvordan dette gjøres her. Deretter må du gå til administratoroversikten over begrunnelser under Verktøy og endre tildeling på de begrunnelsene som har blitt tildelt feil.

1. Trykk på blyantikonet ved tildelinga som skal endres.

Endre til korrekt sensor.

Lagre.

Du bør også kontakte sensor som har fått feilaktige tildelinger, for å unngå ekstraarbeid og frustrasjon.

 

Begrunnelse må trekkes tilbake og redigeres

Du har som administrator anledning til å låse opp begrunnelser som er ferdigstilte. Dette gjøres i administratoroversikten over begrunnelser under Verktøy.

Trykk på hengelåsikonet for å gjenåpne begrunnelsessaken. Vær obs på at du ikke får noen dialogboks for bekreftelse for dette; straks du har trykket er saken gjenåpnet, og du kan ikke angre på dette. Vær derfor sikker før du trykker!

Når dette er gjort vil sensor kunne gå inn og rette på begrunnelsen før den sendes inn på nytt. Administrator kan eventuelt også endre tildelinga av begrunnelsen til en annen sensor, om nødvendig.

En begrunnelse som er låst opp og som må sendes inn på nytt vil måtte behandles manuelt videre i FS. Når du har låst opp begrunnelsen i Wiseflow må du gå til begrunnelsen i FS og sette Ferdigbehandlet til N. Fjern også datoen i feltet Vedtak formidlet.

Det er viktig at det holdes en dialog med sensor, og at sensoren gir beskjed når den endelige begrunnelsen er sendt inn. Når sensor har gitt beskjed om at begrunnelse er gitt må du igjen inn i begrunnelsen i FS og oppdatere til Ferdigbehandlet J (1), med datoen for når begrunnelse ble gitt (3). Dersom det skulle være gjort en endring i formen på begrunnelsen, altså f. eks. fra muntlig til skriftlig, så må du også oppdatere feltet Begrunnelse gitt på form til korrekt verdi (2).

Begrunnelse for studenter og sensorer

Begrunnelse for studenter og sensorer

Når sensuren er klar, har studenten anledning til å be om begrunnelse i begrunnelses- og klagemodulen i Studentweb. Denne finner de en lenke til over sine resultater i Studentweb.

Studenten ber om begrunnelse gjennom Studentweb, og dette ser ut som følger for studenten:

Studenten trykker først på knappen for å be om begrunnelse.

Studenten får deretter en oversikt over hvilken eksamen det er hun faktisk ber om begrunnelse på, og en lenke til våre infosider om begrunnelse og klage. Studenten må trykke send før begrunnelsen faktisk er bekrefta.

Hun får til slutt en bekreftelse på at begrunnelsesønsket er mottatt.

I begrunnelsesoversikten kan hun se hvorvidt saken er ferdigbehandlet eller ikke. Saken ser slik ut før den er ferdigstilt.

For eksamener der eksamen/og eller sensur er gjennomført i Wiseflow vil begrunnelsen nå overføres direkte og umiddelbart til Wiseflow, og være tilgjengelig for sensor. Du kan lese om sensors arbeidsflyt her.

Når sensor har levert sin begrunnelse mottar studenten et varsel fra FS om at begrunnelsen er klar. I Studentweb finnes lenke til begrunnelsen.

Begrunnelsen ligger i eksamensflowen:

Studentens klagefrist vil nå også være oppdatert i henhold til datoen begrunnelsen ble gitt.

Slik fungerer det

Slik fungerer det

Begrunnelse for karakter skjer på to måter:

1. Ved at en sensor har definert en sluttkommentar som «Begrunnelse». Begrunnelsen overføres til FS ved karaktereksport fra WISEflow til FS (fix implementert 19. juni 2023 - før, ved innsending av karakter). Studenten varsles med e-post fra FS når karakteren er kunngjort for studenten. Studenten får først en e-post med sensurvarsel, så en e-post med varsel om begrunnelse.
2. Ved at en student ber om begrunnelse via Studentweb. Begrunnelsen overføres når sensor svarer på anmodningen via WISEflow. Studenten varsles med e-post fra FS.

Studentene har én ukes frist for å be om begrunnelse i Studentweb. Fristen løper fra sensur ble publisert eller kunngjort i Studentweb.

Når en student ber om begrunnelse i Studentweb opprettes en begrunnelsessak i FS som også overføres til Wiseflow. Det settes automatisk en frist på to uker til å levere begrunnelse.

Når sensor har levert sin begrunnelse i Wiseflow overføres informasjon om dette til FS. Begrunnelsessaken settes automatisk til ferdigbehandlet med datoen begrunnelsen var ferdigstilt. FS sender studenten varsel om at begrunnelse er mottatt.

Studentens klagefrist oppdateres automatisk. Lenke til begrunnelsen i Wiseflow er tilgjengelig for studenten i Studentweb.

Klage på karakter

Klage på karakter

Denne rutinen beskriver arbeidssteg for de ulike rollene og/eller enhetene når en student klager på sin karakter via Studentweb. Under kollapsmenyene nede på siden finner du utfyllende informasjon om ulike undertemaer.

Manuelle registreringer - klage på sensur i FS 

Manuelle registreringer - klage på sensur i FS

[LENKE]/ansatte/arbeidsstotteutdanning/eksamen/sub?p_document_id=815347#klage-paa-sensur-i-fs-(emner-der-ordinaer-sensur-ikke-er-gjort-i-wiseflow)

Innkommende klage via Studentweb

Innkommende klage via Studentweb

Behandling av klage av studieadministrasjon ved fakultetene eller instituttene

• Angitt kontaktadresse for instituttet (registrert i underbildet Begrunnelse/klage) mottar e-post om innkommende klage på karakter fra FS. (WF sender ikke melding til administrasjonen ved innkommende klage fra student.)

Når e-posten kommer inn må rapporten 579.001 kjøres for å finne oversikt over klagene. Kjør rapporten med følgende innstillinger:

Bruk sted, slik at du finner alle klager som er kommet inn på ditt institutt.

2. Angi ditt , feks 33 15 * for ISV.

3. Velg Klagetype SENSUR, Vedtak ALLE og Ferdigbehandlet Nei.

4. Som periode angir du en periode som sikkert vil dekke alle eksamener det kan ha kommet inn klage på. For høsten 2020 vil du garantert fange opp alle eksamener om du velger 2020 VÅR til 2021 VÅR.

5. Hak til slutt av for Sak mottatt i periode. På denne måten kan du kontrollere når klagene rapporten henter var registrert. Første dato settes til datoen før e-postvarselet var sendt, siste dato settes til dagens dato.

Dersom du opplever det som hensiktsmessig, er det også mulig å bruke klageflowen for å holde oversikt over nye klagesaker.

 

 

Dersom en sak må registreres manuelt, gjelder følgende:

På klagesaken i FS skal følgende felter fylles ut (video om dette på denne sida):

• Datoen studenten sendte inn klagen -- feltet må oppdateres til korrekt dato dersom klagen ble registrert i FS på en senere dato enn klagen ble sendt inn av studenten
• Studentens individuelle sensurfrist – i utgangspunktet tre uker fra klage var sendt inn
• Saksbehandlers brukernavn

Dersom studenten har klaget via Studentweb, så opprettes saken automatisk, med mindre det finnes deleksamener som ikke er vektet i FS. Lær om dette under menypunkt 3 "Håndtering av eksamener med flere deler".

Arbeidsflyt ved klagebehandling i Wiseflow

Arbeidsflyt ved klagebehandling i Wiseflow

1. Når en student har klaget via Studentweb vil studenten dukke opp i klageflowen ved synkronisering. Sensorfordeling fra FS overføres automatisk når det kun finnes en klagekommisjon. Ved flere klagekommisjoner, må studetene først tildeles riktig klagekommisjon (se kollapsmenypunkt 4 Sensorkommisjoner i FS og Wiseflow).
2. Opprett klageflow ved å gå til ordinær flow. Klikk her:
   

   

3. Trykk på Synkronisering med SIS i klageflowen for å synkronisere studenten(e) til flowen umiddelbart.

 

1. 

2. 4. Sørg for at klageflowen er satt opp med løpende karaktereksport
3. 5. Klagekommisjonen får en melding fra Wiseflow om at det har kommet en klage på karakter. Denne sendes når en sensor er knytta til en klageflow. Se meldingssenteret i klageflowen for å se hvilken informasjon som ligger i denne meldingen. Sensor mottar i tillegg et varsel minimum en gang i døgnet dersom det er kommet inn nye klager som skal sensureres. Den individuelle sensurfristen til hver deltaker er synlig i flowen for sensor.

Honorarkontrakt/timeliste

• Lastes opp under Ytterligere materiale (Annet material) og settes som tilgjengelig kun for ekstern sensor
• Dersom flowen mangler lenke til SPOR der honorarkontrakten skal lastes opp, legg til lenka: /enhet/spor/variabellonnsbilag

8. Oppfølging:

• Administrator får varsel dersom klagesensorene ikke har levert inn karakter innen fristen.
• Administrator får varsel når alle karakterene er levert av sensorene.
• Merk at administrasjonen ikke får varsel ved karakteravvik. Ved karakteravvik så blir ikke saken ferdigstilt og karakteren dermed ikke overført til protokoll. Bruk rapporten 579.001 og kontroller at det ikke finnes saker med karakteravvik på to karakterer eller mer.
• Karakteravvik vil være merket med saksnummer-NY.Bildet viser at saksnummer 1, som gjelder kandidat 38, skal ha ny behandling ihht til rutiner for karakteravvik, se kapittel 5 denne siden: "Rutiner ved karakteravvik på mer enn to karkaterer".
• Ved løpende karaktereksport vil karakteren, så snart begge sensorene har sendt inn karakteren, eksporteres og erstatte den originale karakteren i protokollen
• Legg merke til at på alle klageflower som ikke er satt opp med umiddelbar karaktereksport, må man inn og eksportere resultatet.
• Klagesaken i FS ferdigstilles automatisk når karakter er eksportert fra WISEflow (bortsett fra ved karakteravvik)

Bevaring

Registrert klagesak i FS arkiveres automatisk som en innkommende klagesak i Elements. Saken avskrives automatisk når saken er ferdigstilit i FS.

Dersom en student først har trukket klagen sin, og så velger å klage på den samme eksamenen på nytt, så må saken arkiveres manuelt.

Klagesensur registrert via Wiseflow må ikke arkiveres manuelt, dette gjøres av Seksjon for studieadministrasjon i Avdeling for forskning, utdanning og formidling (bortsett fra ved karakteravvik).

Klagesensur registrert ved hjelp av papirprotokoll må arkiveres manuelt i Elements. Saksbehandlerrutiner for arkivering, også for eksamen, er tilgjengelig på 

---

 

Oversikt over innstillinger som synkroniseres fra FS

• Sensurfrist satt i bildet Begrunnelse og klage i FS vil overføres til Wiseflow og er synlig under kolonnen Individuell vurderingsfrist
• Kandidatene som har klaga hentes inn til klageflowen

Oversikt over informasjon som kopieres fra hovedflow

• Umiddelbar karaktereksport
• Dersom den ordinære flowen er satt opp med løpende karaktereksport, vil også klageflowen ha løpende karaktereksport.
• Anonymisering
• Dersom den ordinære flowen er satt opp med kandidatnummer, vil studentene fortsatt være anonymisert ved hjelp av kandidatnummeret sitt i klageflowen.
• Eksamensoppgaven, vedlegg til eksamensoppgaven og ytterligere materiale for vurdering
• Ytterligere materiale kan redigeres i klageflowen. For eksempel kan man redigere hvem som skal ha tilgang, man kan fjerne dokumenter, eller legge til andre dokumenter. Sensor vil ikke ha tilgang til Ytterligere materiale gjort tilgjengelig for studenter på den ordinære flowen.  

 

Håndtering av klage på eksamener med flere deler

Håndtering av klage på eksamener med flere deler

Klage på deleksamen med vekting i FS

• Studenten kan nå klage på den aktuelle eksamensdelen som hen mener har feil karakter.
• Hver vurderingsenhet som skal ha ny sensur må ha en registrert klagekommisjon.
• Ved endring i delkarakater, så må endelig karakter beregnes på nytt. Du finner brukerstøtte for hvordan du går frem ved endring i karakter på vektet del etter klage .

Klage på eksamen med justerende muntlig

• Du finner en egen brukerveiledning for klage på eksamener med justerende muntlig .

Deleksamen uten vekting i FS
Med deleksamener uten vekting i FS, kan ikke studenten klage på den ene delkarakteren, men på den endelige karakteren.

• Saksbehandler må opprette klagesak i FS på samtlige etterprøvbare deler
• Klagekommisjonen må vurdere samtlige arbeider på nytt, og også sette den endelige karakteren på nytt, i og med at reglene for hvordan delene skal beregnes ikke kan støttes i FS.

Dersom det av den ordinære kommisjonen ikke har levert karakter på delene, vil det ikke være mulig å opprette klage på denne delen.* I disse tilfellene må det opprettes klagesak på toppnivået i vurderingskombinasjonen, og følgende rutinebeskrivelse følges for disse tilfellene:

• Klagesak opprettes for toppnivået i vurderingskombinasjonen.
• Besvarelser fra underliggende flower lastes opp som ytterligere materiale til sensorene, og må merkes tydelig med kandidatnummer.
• Sensorene setter sine karakterer i klageflowen ved fullført sensur.

Dersom samla karakter ikke var registrert i Wiseflow (eller flowen der karakteren ble registrert ikke var knytta til korrekt vurderingsenhet i FS):

• Klagen må behandles og sensureres utenfor Wiseflow, slik man gjorde før innføring av klagefunksjonalitet i systemet.
• Besvarelser må hentes ut og sendes direkte til klagesensorene, sammen med klageprotokoll.
• Resultat av klagen må registreres i klagesaken i FS av ansvarlig saksbehandler.

---

 *Fra og med høsten 2021 så vil karakter på deleksamen være påkrevd og forskriftsfestet.

Sensorkommisjoner i FS og Wiseflow

Sensorkommisjoner i FS og Wiseflow

Arbeidet med sensorkommisjoner vil variere basert på om klagekommisjonen i FS er oppretta på forhånd, og hvor mange klagekommisjoner som finnes for eksamenen i FS. Vi deler dette grovt inn i tre ulike prosesser. Selv om det naturligvis kan finnes andre varianter enn det som er beskrevet, bør man kunne finne løsning på sin måte å håndtere klagekommisjoner i beskrivelsene under: 

1. Èn enkelt klagekommisjon er oppretta på forhånd -- klagesensorer er på forhånd registrert i kommisjonen
• Dette er løsninga vi anbefaler
• Det vil også i praksis være løsninga ved registrering av klager der det kun er én kommisjon og der det allerede har vært registrert en sensurklage på emnet
2. Flere klagekommisjoner er oppretta på forhånd -- klagesensorer er på forhånd registrert i kommisjonene
• Dette er den nødvendige løsninga for større emner med flere sensorkommisjoner
3. Én enkelt klagekommisjon -- kommisjonen er ikke oppretta på forhånd
• Dette er ikke en løsning vi anbefaler, men kan være en rimelig løsning på mindre emner, der det er sannsynlig at det ikke vil forekomme klager på sensur

Èn enkelt klagekommisjon er oppretta på forhånd -- klagesensorer er på forhånd registrert i kommisjonen

1. Når ordinær kommisjon er oppretta, oppretter du også en ekstra kommisjon i kommisjonsbildet, med verdi J for klagekommisjon, verdi N i feltet for Automatisk fordeling og tallet 2 i feltet for kommisjonsnr (eller neste ledige tall). Gi kommisjonen navnet Klagekommisjon, gjerne med etternavn på sensorene i tillegg.

1. Legg inn klagesensorer i denne kommisjonen
• Sjekk da at eksterne sensorer har personrolle SENSOR som varer lenge nok til å fullføre klagesensur
2. Når du registrerer klage i FS blir studenten automatisk tildelt denne kommisjonen. Du ser at studenten er tildelt kommisjon ved at feltet for kommisjon er fylt ut i den raden som gjelder klage. Du får også der informasjon om hvilke sensorer som hører til kommisjonen som studenten er tildelt til.

• Hvordan du registrerer en klage i FS ser du her.

1. Klageflowen benytter sensurfordelinga fra FS automatisk

Flere klagekommisjoner er oppretta på forhånd -- klagesensorer er på forhånd registrert i kommisjonene

1. Når ordinære kommisjoner er oppretta, lager du flere ekstra kommisjoner i kommisjonsbildet ved å bruke Ctrl + K. Sett verdi J for klagekommisjon og bruk neste ledige tall i feltet ‘Kommisjonsnr/navn’
2. Legg de klagesensorene som skal sensurere sammen inn i samme kommisjon, og sørg for at sensorer som ikke skal sensurere sammen ikke ligger i samme kommisjon
• Sjekk da at eksterne sensorer har personrolle SENSOR som varer lenge nok til å fullføre klagesensur
3. Ved registrering av klagen i FS må du registrere korrekt kommisjon på studenten i klagebildet ved å fylle inn kommisjonsnummeret til den kommisjonen som skal sensurere kandidaten i feltet for kommisjon, og oppdatere.
   
   Fra klagebildet trykker du på knappen Kommisjon. Du blir kommer da direkte til kommisjonsbildet for den aktuelle enheten.
   
   

Finn kommisjonsnummeret til den klagekommisjonen som skal sensurere kandidaten.

Registrer dette nummeret i feltet for klagekommisjon i klagebildet og oppdater.

• Søk frem klagen på nytt, for å dobbeltsjekke at kandidaten er tildelt korrekt kommisjon – navnene til klagesensorene vil nå vises i klagebildet
• Klageflowen benytter sensorfordelinga fra FS automatisk

Én enkelt klagekommisjon -- kommisjonen er ikke oppretta på forhånd

1. Når første klagesak på en vurderingenhet er registrert, så opprettes det en tom klagekommisjon automatisk
2. Du må gå inn i bildet Kommisjon med sensorer i FS og legge inn klagesensorene i kommisjon
3. Sjekk da at eksterne sensorer har personrolle SENSOR som varer lenge nok til å fullføre klagesensur 
• Klageflowen benytter sensorfordelinga fra FS automatisk

 

Klage ved seksjonsbasert sensortildeling

Klage ved seksjonsbasert sensortildeling

Tildelingsmetode følger over fra hovedflow fra klageflow, men det er ingen grunn til at seksjonsbasert metode skal brukes i klageflow. Det forsinker prosessen, og det er uansett et krav at begge sensorene vurderer hele besvarelsen.

Du skrur av seksjonbasert tildeling i klageflow ved å klikke på "Sensorer" (tildelingsside for flowsensorer) og klikker her:

Velg nullstill tildelingsmetode.

Så tildeler du hele besvarelsen til begge sensorene på vanlig måte.

Rutiner ved karakteravvik på to karakterer eller mer

Rutiner ved karakteravvik på to karakterer eller mer

Som administrator får du ikke e-postvarsel om karakteravvik på to karakterer eller mer. Dette må du jevnlig sjekke gjennom rapport 579.001, der du søker med filter på ditt fakultet/institutt/emne, klagetype SENSUR, sensursystem WISEFLOW og ferdigbehandlet Nei. Studenter som må gjennom en ytterligere vurdering vil være angitt med NY i fet skrift. Eventuelt tar du alltid en kikk på resultatet når du mottar e-postvarsel om at klagekommisjonen har levert inn karakter.

Når det forekommer karakteravvik på mer enn to eller flere karaktertrinn etter klagesensur, vil ikke videre klagesensurering kunne gjøres gjennom WISEflow. Det må nå gjøres et manuelt arbeid:

1. Lag en ekstra klagekommisjon i FS med J for klagekommisjon. Denne må få den neste ledige verdien i feltet Kommisjonsnr/navn, og skal inneholde sensorene fra den ordinære kommisjonen som sensurerte studentens besvarelse, og sensorene fra klagekommisjonen som sensurerte studentens besvarelse.
2. I bildet Begrunnelse og klage legger du kommisjonsnummeret til denne nye klagekommisjonen i kommisjonsnummerfeltet for den nye vurderinga.
3. Fra Begrunnelse og klage går du videre til rapporten som genererer vurderingsprotokoll for klagesensur (566.001). Generer her vurderingsprotokoll
• Dersom du har flere aktive klagesaker i det samme emnet samtidig, der noen saker uten karakteravvik enda ikke er ferdigbehandla, kan du ved utskrift sørge for å bare skrive ut sida som vedgår den nye kommisjonen. Dette gjør du i utskriftsinnstillingene ved å velge nøyaktig den sida du ønsker å skrive ut.
4. Send ut en e-post med varsel til alle de involverte sensorene om at det har forekommet et karakteravvik, og at de alle sammen må samles for å enes om en endelig karakter etter klagesensur
• Sensorene kan informeres om at de har tilgang til besvarelsen i sine respektive eksamensflower
• All relevant informasjon skal være tilgjengelig for alle sensorene, dette vil si at de er nødt til å dele sine notater med hverandre.
• Dersom noen har tatt notater i sensorverktøyet:
  1. Gå til kandidaten i sensorverktøyet

Gå til Oppsummering i underbildet for selve kandidaten

3. Trykk skriv ut

• Ny karakter føres på protokoll som skal signeres av alle sensorene. Denne sendes/leveres til studiekonsulent.
• Ved uenighet avgjøres endelig karakter ved flertall i kommisjonen. Om endelig karakter ikke kan settes ved flertall må det hentes inn ytterligere én sensor.
• Registrer til slutt endelig karakter i klagebildet, her

• Hvis karakteren er en delkarakter, husk å slå sammen ny endelig karakter. Dette er beskrevet her.
• Bevaring av papirprotokoller (ikke-digital registrering i Wiseflow) beskrives her. Der finner du også utfyllende rutiner for karakteravvik ved klagesensur.

Ofte stilte spørsmål

Ofte stilte spørsmål

• Jeg får ikke henta inn studenter med registrert klage i FS til klageflowen!

• Ta kontakt med oss i , så sørger vi for å løse dette i samarbeid med leverandøren

• Jeg får feilmelding når jeg forsøker å gå inn i klageflowen!

• Ta kontakt med oss i , så sørger vi for å løse dette i samarbeid med leverandøren

• Hvor lenge er klageflowen aktiv?

• Klageflowen arkiveres fire uker etter at siste kandidats individuelle vurderingsperiode går ut
• Dersom ingen klager har kommet inn vil klageflowen arkiveres sju uker etter at den ble oppretta

• Eksport av karakterer ser ikke ut til å ha fungert

• Trykk på fastnøkkelsymbolet i boksen Eksporter vurdering

• Trykk på den grønne knappen Eksporter vurderinger til eksternt system
• Karakterene skal nå bli eksportert til FS. Trykk på knappen oppdater for å sjekke status på overføringa. Dersom høyre kolonne i deltakerlista blir grønn, har overføringa fungert.

• Klageflowen min ser ut til å være arkivert

• Dersom klageflowen er arkivert, kan du nå trykke på en egen knapp for å gjenåpne den

• Kontakt oss i  dersom du skulle trenge støtte til dette

• Studenten er synkronisert til klageflowen, men er deaktivert

• Kontroller at studenten har aktiv studierett og dermed en aktiv IT-konto. Dersom dette er feilen, aktiver studieretten ut klageperioden og litt til. Studenten får aktivert brukerkonto over natten, og vil bli Aktiv i klageflowen.

• Studenter får ikke mulighet til å be om begrunnelse for klagesensuren i Studentweb, selv om begrunnelsesstøtte er aktivert i klageflowen

• Det finnes ingen funksjonalitet i verken FS eller Wiseflow for å be om begrunnelse på klagesensur. Studenter har rett til begrunnelse for klagesensur, men de må etterspørre denne per e-post, og sensorene må gi begrunnelse utenfor Wiseflow.

• Har studenter rett til å klage på karakter på en prøve som er automatisk retta?

• Ja. Men det kan være greit å avklare med studenten om klagen egentlig burde være en klage på formelle feil. Vær også oppmerksom på at dersom klagekommisjonen finner feil i besvarelsen/oppgavesettet eller omregningsskalaen, så kan feilen gjelde flere kandidater. Ta kontakt med eksamenstjenesten om du har en slik sak.

Beskrivelse av rutine

Beskrivelse av rutine

Klage på sensur i FS (emner der ordinær sensur ikke er gjort i Wiseflow)

Klage på sensur i FS (emner der ordinær sensur ikke er gjort i Wiseflow)

Disse sidene viser manuelle registreringer som, noen oftere enn andre, må gjøres i FS. De viser hvordan du registrerer klage på karakter (når klagen ikke kommer via Studentweb), hvordan du avslutter en klagesak i FS, og hvordan du håndterer karakteravvik

NB! Dersom klage gjelder deleksamen, og det etter klage endres karakter på deleeksamenen, må Eksamenstjenesten ÐÒÔË´óתÅÌ for eksamen kontaktes når klagesensur er registrert, slik at vi kan gjøre en ny beregning av samlet karakter.

Dersom karakterregelen i et emne er Bestått - Ikke bestått, og resultatet etter klage er Ikke bestått, vil du måtte bruke den høyre nedtrekksmenyen ved registrering av karakter, og velge kode S - Ikke bestått.

Registrere klage på sensur i FS

Registrere klage på sensur i FS

Videoen under beskriver hvordan du registrerer en klagesak i FS.

Vær oppmerksom på at det ikke lenger er tre uker klagefrist som standard på klage på sensur ved ÐÒÔË´óתÅÌ, slik videoen sier. Sensurklager skal behandles uten ugrunnet opphold, i henhold til forvaltningsloven.

Registrere karakter etter klage

I denne videoen ser du hvordan du registrerer karakter og avslutter en klagesak i FS. Denne videoen gjelder kun klagesensur som er gjort utenfor WISEflow:

NB! Dersom klage gjelder deleksamen, og det etter klage endres karakter på deleeksamenen, må Eksamenstjenesten ÐÒÔË´óתÅÌ for eksamen kontaktes når klagesensur er registrert, slik at vi kan gjøre en ny beregning av samlet karakter.

Dersom karakterregelen i et emne er Bestått - Ikke bestått, og resultatet etter klage er Ikke bestått, vil du måtte bruke den høyre nedtrekksmenyen ved registrering av karakter, og velge kode S - Ikke bestått.

Klage på eksamen med justerende muntlig

Klage på eksamen med justerende muntlig

I henhold til studie- og eksamensforskrifta skal det avholdes ny justerende muntlig dersom studenter etter klage på sensur får endret karakter på det etterprøvbare arbeidet. Her finner dere instrukser for hvordan dette skal administreres i FS og Wiseflow.

Oppsett i FS

Oppsett i FS

I utgangspunktet skal et emne med justerende muntlig være satt opp med vekting i vurderingskombinasjonen. Dersom du går til Vurderingskombinasjon samlebilde på ditt emne, skal oppsettet være som følger:

Merk her spesielt at Wiseflow skal være registrert som sensursystem og klagesystem. Dette må også være registrert på selve vurderingsenheten.

Denne veiledninga forutsetter oppsettet over.

Administrasjon av klage på karakter

Administrasjon av klage på karakter

Når det kommer inn klage på emner med justerende muntlig gjelder klagen i utgangspunktet kun det etterprøvbare arbeidet -- normalt et skriftlig arbeid. Registrer derfor klagen i FS på den relevante deleksamenen, i eksempelet over vil dette være delen med vurderingskombinasjonskode H. Se hvordan du registrerer klage i FS her.

Klagesensur foregår som normalt i Wiseflow, men du må passe på å følge med på klageresultatene med rapport 579.001 for å fange opp klagesensur som er TIL GUNST eller TIL UGUNST. I disse tilfellene skal det avholdes ny muntlig eksamen for kandidaten.

Ny resultatberegning etter klage – vektet vurdering

Ny resultatberegning etter klage – vektet vurdering

Klage på karakterfastsetting ivaretas av fagnær administrasjon.

Endring av resultat for en vurderingsenhet, enten det skyldes klage eller feilregistrering, kan medføre at samlet resultat for hele vurderingskombinasjonen må beregnes på nytt.

Rutine for generering av samlet resultat automatisk er slått på (nov. 2021) for emner med karakterregel 30 (A-E) som har vekting og de fleste emner med karakterregel 4 (Bestått).
Rutinen vil forsøke å reberegne samlet resultat basert på ferdigbehandlede sensurklager. Den gjennomgår alle klagesaker av type SENSUR som er ferdigbehandlet, der resultatet i protokoll har endringsstatus 'KLAGE'. Dersom dette resultatet inngår i en helhet som er registrert med en vekting og helheten har et resultat uten verdi for Endringsstatus, så vil resultat bli beregnet på nytt. Rutinen kjøres med et intervall på 5 minutt.
Anbefaler å klikke ∑ symbolet på øverste nivået (se nedenfor) og sjekke når siste beregning er utført og hva som inngår i siste beregning. Hvis FS ikke har beregnet på nytt må «Ny resultatberegning» utføres (se nedenfor).

Merk at når delkarakterene ikke har registrert vekting i FS, så skal det heller ikke beregnes et endelig resultat. I disse tilfellene skal sensorene registrere hver karakter manuelt. Mer om dette her: Klage på karakter > 3. Håndtering av klage på eksamener med flere deler > Deleksamen uten vekting i FS

Kontakt Eksamenstjenesten ÐÒÔË´óתÅÌ ved behov for støtte.

Case eksempel

I dette caset har kandidaten klaget på S1 som klagekommisjon har vurdert til D (registrert i bilde Begrunnelse og klage – Opprinnelig C, Klage D) og ny resultatberegning må gjøres.

• Søk opp kandidaten i Student vurdering samlebilde og marker det øverste nivået for vurderingen - påse at Tid stemmer.
• Symbolet ∑ indikerer at samlet resultat er beregnet med grunnlag i vekting og at nytt resultat skal beregnes.
• Klikk «Ny resultatberegning».

• Velg Endringsstatus «KLAGE», kjør rapport uten oppdatering og sjekk rapporten.
• Kjør rapport med oppdatering (Oppdater database = Ja).

For å se at endringen har skjedd må du bytte bilde, feks gå til underbildet "Melding", før du går tilbake til "Protokoll".

Ny sensur avviker med to eller flere karakterer fra opprinnelig sensur

Ny sensur avviker med to eller flere karakterer fra opprinnelig sensur

I henhold til  sjette ledd samt  sjette ledd skal det gjennomføres en tredje vurdering i tilfeller der ny sensur etter klage avviker med to eller flere karakterer fra opprinnelig sensur. Ved ÐÒÔË´óתÅÌ skal dette håndteres på følgende måte:

I tilfeller der karakteren i klagesensuren avviker med to eller flere karakterer fra den opprinnelige sensuren, skal institusjonen vurdere saken på nytt før den endelige karakteren fastsettes jf. Universitets- og høyskoleloven § 11-11 tredje ledd og Forskrift om studier og eksamener ved ÐÒÔË´óתÅÌ § 44 sjette ledd. Ved ÐÒÔË´óתÅÌ skal dette håndteres på følgende måte:

Når en klager på sensur i Studentweb er det mulig å begrunne klagen. Eventuell begrunnelse for klage vises i bilde Begrunnelse og klage (FS) > Klagetype SENSUR i feltet Klagebegrunnelse (student) Studentweb. Begrunnelsen skal kun vises for kommisjon ved ny vurdering på grunn av at karakteren i klagesensuren avviker med to eller flere karakterer fra den opprinnelige sensuren.

Administrasjonen med ansvar for klagebehandlingen skal fange opp tilfeller der ny sensur avviker med to eller flere karakterer fra opprinnelig sensur. Karakteren føres ikke til protokoll før ytterligere vurdering er gjennomført.

I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt jf. Forvaltningsloven § 11 a. Det skal ikke informeres om at saken vurderes på nytt på grunn av karakteravvik jf. Prop. 126 L (2022-2023) Lov om universiteter og høyskoler - rettebrev, datert 11.12.2023.

I tilfeller der kandidaten trekker sin klage via Studentweb settes automatisk Vedtak til TRUKKET og Ferdigbehandlet til J i bilde Begrunnelse og klage (FS). Behandling av klagen avsluttes.

Ved ny vurdering på grunn av karakteravvik på to eller flere karakterer må det opprettes en ny kommisjon bestående av sensoren(e) fra opprinnelig vurdering og sensorene fra klagevurderingen (heretter benevnt som kommisjon 3).

Ny behandling er ikke omfattet av regel om blindsensur jf. Universitets- og høyskoleloven § 11.11 andre ledd. Kommisjonen 3 skal ha tilgang til all dokumentasjon så langt i saken inkludert klagers begrunnelse for klagen (merk at klagers begrunnelse for klagen må hentes i Studentweb). Karakteren kommisjon 3 kommer frem til er den endelige karakteren, og denne kan ikke påklages. Kommisjonen 3 har anledning til å falle ned på en karakter som avviker med to karakterer eller mer fra opprinnelig resultat. Begrunnelse for ny karakter skal gis skriftlig jf. Forskrift om studier og eksamener ved ÐÒÔË´óתÅÌ § 44 sjette ledd.

Kommisjonen 3 kan fatte sensurvedtak så lenge det er flertall for vedtaket i kommisjonen. Hvis ikke et flertall av sensorene blir enige om en karakter, skal fakultetet oppnevne en ytterligere sensor som skal delta i karakterfastsettingen jf. Forskrift om studier og eksamener ved ÐÒÔË´óתÅÌ § 44 sjette ledd.

Dersom det opprinnelige sensurvedtaket var fastsatt på grunnlag av både skriftlig og muntlig eksamen og karakteren på den skriftlige delen av eksamen endres ved ny sensur, skal det avholde en ny muntlig eksamen for å fastsette den endelige karakteren jf. Universitets- og høyskoleloven § 11.11 fjerde ledd.

For informasjon om hvordan slike klagesaker håndteres i FS og Wiseflow, se Brukerstøtte for eksamen, og da spesifikt undersidene  og Klage på sensur i FS.