Timelønn og oppdragskontrakter (TOA)

Oppl忙ring, rutiner, bestilling og utbetaling av timel酶nn og oppdragskontrakter

---

Brukerveiledninger og kurs for fagspesialister i SAP

Info

Nedenfor finner du brukerveiledninger og systemopplæring fra DFØ og BOTT knyttet til det nye lønnssystemet og nye lønnsprosesser

Kurs for fagspesialister i SAP

Meld deg på kurset og legg til det i profilen din i Canvas. Kursene er i opptak og du kan selv bestemme når du ønsker å delta.

Påloggingsside til kursene dine i Canvas ligger her: (tjenesten leveres av Universitet i Bergen)

Se på følgende video som viser hvordan du melder deg på hvert kurs: (logg deg inn i Panopto med 幸运大转盘 Azure AD)

Brukerveiledninger for lønnsystem (DFØ)

[LENKE]https://dfo.no/kundesider/lonnstjenester/brukerveiledninger-lonnssystemer

Brukerveiledninger selvbetjeningsportal (DFØ)

[LENKE]https://dfo.no/kundesider/lonnstjenester/selvbetjeningsportalen

Kontrakter i TOA-løsningen 

Ved 幸运大转盘 brukes ToA-løsningen (Tilsetting og arbeidskontrakt) levert av DFØ. Løsningen brukes til bestilling av oppdrags- og enkeltansettelser (timelønn) av midlertidig karakter. Bestillinger gjøres i Selvbetjeningsportal eller DFØ-app. Ansettelser av midlertidig er regulert i statsansatteloven, arbeidsmiljøloven og universites- og høyskoleloven. Det må foreligge hjemmel for å ansette midlertidig uavhengig av på hvilken måte avlønning skjer.

Roller i ToA-løsningen

• Behovshaver kontrakt - koordinerer bestilling av kontrakter internt på enheten og registrerer bestilling i selvbetjeningsportal/app.
• Koordinator kontrakt - oppretter time-, oppdrag-, og månedskontrakter. Attesterer timer som føres av timelønte og foretar kontroll og godkjenning av oppdragskontrakter når de er utført. Rollen er plassert i fellestjenesten, lønn.
• Kostnadsgodkjenner - kontrollerer og godkjenner time-, oppdrag og månedskontrakter. Rollen må ha budsjettfullmakt.

ToA-løsningen skal brukes til bestilling av 

Kj酶eplan l酶nn

• Oppdragskontrakter - eksempler (ikke utømmende liste):
• Sensorer for bedømmelse av eksamen
• Bedømmelse (doktorgradsavhandlinger, disputas, kompetanseopprykk, søkere til stilling)
• Ekstern som holder innlegg på konferanse og lignende
• Ekstern som holder forelesning eller kort forelesningsrekke som ikke er avgjørende for at studentene skal kunne ta eksamen i faget, dvs. «krydder» til ordinær undervisning, definert som «Gjesteforelesning»
• Eksterne medlemmer av styrer og råd (kan også behandles utenfor løsningen)
• Praksisveiledere - fast honorar (ikke timebasis)

• Timelønnskontrakter - eksempler (ikke utømmende liste):
• Eksamensvakter
• Studentassistenter
• Vitenskapelige assistenter
• Praksisveiledere som har betaling pr. time
• Undervisning/forelesning som er en del av universitetets ordinære utdanningstilbud
• Feltarbeidere
• Seminarledere 
• PC-stuevakter
• Studentmentorer (Som refunderes av NAV)

Timekontrakter kan omgjøres til månedskontrakter i tilfeller der arbeidet er kontinuerlig gjennom avtaleperioden og timeomfanget er av en viss størrelse. Dette gjøres om av koordinator kontrakt og skal ikke bestilles av behovshaver kontrakt.

Oppdragstaker og arbeidstaker (timelønnet/månedslønnet)

• Oppdragstaker må signere mottatt kontrakt
• Utføre oppdrag
• Oppdragstaker skal ikke registrere honorar. Honoraret for oppdraget utbetales etter sluttdato for oppdragskontrakten.
• Oppdragstaker må, hvis avtalt, registrere og sende reiseregningen knyttet til oppdraget

• Arbeidstaker (timelønnet) signerer kontrakt, og må registrere timer og sende inn timelister for å utløse utbetaling
• Arbeidstaker (timelønnet) må, hvis avtalt, registrere og sende reiseregning

Behovshaver kontrakt

• Behovshaver kontrakt - koordinerer bestilling av kontrakter internt på enheten og registrerer bestilling i selvbetjeningsportal/app.

•  I noen sammenhenger er det behovshaver kontrakt som har kontakt mot oppdragstaker/arbeidstaker. I andre tilfeller kan det være en person utenfor løsningen som har første kontakt og som må videreformidle kontraktsinformasjon til behovshaver kontrakt som registrerer dette i løsningen.

Krav til opplæring behovshaver kontrakt

For å kunne bestille kontrakter er det krav til å ha gjennomført E-læringskurs i Canvas og 幸运大转盘s interne kurs for Behovshaver kontrakt.  Informasjon om kursdatoer og påmelding kunngjøres på tavla.

Bestille kontrakter

Informasjon som må være på plass før bestilling kan opprettes

Kontraktsveileder som beskriver hva bestillingen må inneholde

Veiledning for valg av type kontrakt

Det er viktig å vite forskjellen mellom en oppdragstaker og en arbeidstaker (time og månedslønnet) fordi valget har betydning for hvilke rettigheter disse to arbeidsforholdene har.

En oppdragstaker er en ikke-ansatt, som har påtatt seg å utføre et bestemt oppdrag. Denne personen får da utbetalt et kontraktssum ved utløp av kontrakten.

Gruppelivsforsikring – den ansatte på timelønn er omfattet av gruppelivsforsikring for hele kontraktsperioden – Fakultet/enhet belastes for gruppelivskostnad (132,75 + Aga) pr.mnd i kontraktsperioden (sats for 2023)

Denne oversikten beskriver forskjellen og rettighetene.

Timelønnstabeller 

Timel酶nnstabeller i Staten

Timelønnstabell pr. 01.05.2023

Timelønnstabell pr. 01.05.2022

For å utregne timesatsen som skal benyttes benytter du Årslønn/1950

Timelønnskontrakter

Det finnes 6 forskjellige typer av timekontrakter å velge mellom

Alderspensjonist med pensjonsvilkår

Denne brukes når du skal inngå kontrakt med en alderspensjonist med offentlig tjenestepensjon. Det skal da gis en fastsatt timesats og ikke rapporteres til SPK. Disse kontraktene kan ikke opprettes med vekting, og må derfor opprettes time for time.

Pensjonistavlønning skal gjelde kortvarig arbeid og ikke være oppgaver av fast og varig karakter. Det skal ikke være en videreføring av tidligere arbeidsforhold.

Følgende kriterier gjelder for å bli engasjert på pensjonistlønn:

• Det er et vilkår at du mottar alderpensjon fra offentlig pensjonskasser og/eller private pensjonskasser med overføringsavtale til offentlige pensjonsordninger.
• Det er en forutsetning at slikt engasjement skal gjelde kortvarig (tilfeldig) arbeid, og ikke være oppgaver av fast og varig karakter, og skal heller ikke være en videreføring av tidligere arbeidsforhold.
• Pensjonistlønn kan ikkje kombineres med AFP og uførepensjon.

Satsen for pensjonistlønn settes årlig av departement og er:

• Pr. 1. januar 2024 : kr. 245 pr. time
• Pr. 1. januar 2025:  kr  258 pr. time

Eksamensvakt (ikke pensjonistvilkår) 

Denne kontraktstypen skal benyttes for eksamensvakter som ikke har offentlig tjenestepensjon.

Undervisning

Dette omfatter undervisning som er en del av institusjonens ordinære utdanningstilbud, normalt i tilknytning til et emne. Det omfatter alle undervisningsformer (forelesning, kurs, seminarer osv.).

Vitenskapelig assistent

Utdanningsstilling som vitenskapelig assistent med stillingskode 1018, 1019 eller 1020 skal ifølge forskriften gi mulighet for innsikt i vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid og metode. Arbeidsoppgavene skal ligge på et akademisk nivå og skal bestå av vitenskapelig eller kunstnerisk assistanse. Ansettelse i stilling som vitenskapelig assistent skjer for inntil to år. Samlet ansettelsestid kan ikke overstige to år.

Studentassistent

Denne kontraktstypen benyttes for å opprette kontrakter med studentassistenter som har administrative oppgaver. Her skal enten stillingskode 0389 Fagkonsulent (fra ltr 35 -) eller stillingskode 1429 Aspirant (fra ltr. 20-34) benyttes. Kontraktstypen må ikke forveksles med vitenskapelig assistent, som er en åremålsstilling.

Generell annet

Denne kontraktstypen kan brukes der man trenger kortvarig bistand eller der den ansatte selv har stor fleksibilitet til å velge når arbeidet utføres. Eksempler på slike kontrakter kan være:

• Arkeolog - Feltleder
• Arkeolog - Assisterende feltleder
• Arkeolog - Feltassistent
• Arkeolog - Utgravingsleder
• Assistentarbeid
• Feltarbeid
• PC-stuevakt
• Prosjektarbeid
• Studentarbeid
• Studiebesøk
• Teknisk støtte
• Saksbehandling
• Skrankevakt / skrankearbeid
• Kontorarbeid
• Ressursperson student/studentassistent
• Driftsoppgaver / vaktmestertjenester
• Annet

Oversikt over ulike stillingskoder til bruk i timelønnskontrakter

Oversikten viser stillingskoder, stillingsbetegnelsen og kompetansekrav som benyttes ved bestilling av timelønnskontrakter. Kolonnen kontraktstype viser hvilken type kontrakt som skal velges utfra hvilken stillingskode den timelønnede skal plasseres i.

Oversikt stillingskoder/stillingsbetegnelse og kompetansekrav

Oppdragskontrakter

骋辞诲迟驳箩酶谤别濒蝉别谤

Det finnes 5 typer oppdragskontrakter å velge mellom.

Sensur/veiledning/retting 

Dette gjelder eksterne sensorer og eksterne veiledere. Sensur i tilfeller der man samme semester har undervist på samme emne utbetales som timelønn. Sensur omfatter både sensur av muntlig eksamen, skriftlig eksamen og oppgaveretting.

Bedømmelse av doktorgradsavhandling og disputas

Denne har en egen kontraktstype fordi bedømmelsen her også innebærer deltakelse i disputas.

Bedømmelse av kompetanseopprykk 

Denne benyttes ved kompetanseopprykk i vitenskapelig stilling i henhold til forskrift om ansettelse og opprykk i forsknings- og undervisningsstillinger.

Bedømmelse av søkere til stilling 

Med dette menes arbeidet til den sakkyndige komitéen som foretar bedømmelse av søkere til vitenskapelig stilling.

Generell (annet)

Denne kan eksempelvis brukes som kontrakt:

• Til en gjesteforeleser (enkeltstående forelesning utenom ordinær undervisning) eller til en ekstern oppdragstaker som holder et innlegg på en konferanse.
• Til praksisveileder(e) med fast honorar (ikke timebasis)
• Til fast honorar for medlemmer av styre, råd og utvalg - se også informasjon under Godtgjørelse styre, råd og utvalg.

Beskrivelse av prosessen for den som mottar kontrakt til signering

Når koordinator kontrakt har ferdigstilt kontrakten og sendt den til kostandsgodkjenner sendes en e-post på norsk/engelsk til den timelønnede eller oppdragstaker. Denne e-posten inneholder følgende informasjon: 

• Informasjon om at det vil komme en en e-post fra DFØ som forteller at det foreligger en kontrakt til signering. DFØ sender denne  automatisk ut etter at kontrakt er godkjent av kostnadsgodkjenner.
• Beskrivelse av hvordan signering gjøres.
• Informasjon om hvordan utbetaling foregår.
• Informasjon om hvordan skrive og sende inn reiseregning hvis dette er avtalt.
• Beskrivelse av pålogging dersom bruker har flere DFØ-tilganger hos flere arbeidsgivere.
• Kontaktinformasjon til SPOR dersom den som har mottatt kontrakten trenger hjelp til pålogging, signering eller har andre spørsmål.

DFØ purrer kontrakter som ikke er signert 5 dager etter at den er sendt til signering, ny purring etter nye 5 dager. Purringene vil bli foretatt inntil kontrakt er signert eller returnert og slettet.

Signering av kontrakten

Timelønnet/oppdragstaker signerer kontrakten digitalt i egen løsning levert av DFØ. DFØ sender lenke for pålogging til privat e-postadresse, kode for pålogging mottas per SMS via knappen «Hent passord». 

Signeringen i grove trekk:

• Logge inn med kode fra SMS
• Kontrollere/korrigere/supplere personopplysninger og bankopplysninger
• Legitimere Godkjenn/Avvis kontraktsforslaget

Utbetaling 

Beskrivelse av hvordan utbetaling foregår.

Timelønn og månedslønn

Timelønnede må føre timer enten i DFØ-appen eller selvbetjeningsportalen og levere timeliste for å få utbetalt lønn.

Månedslønnede får automatisk utbetaling hver måned  for perioden kontrakten gjelder for.

Systemet er tillitsbasert og det vil derfor kun bli gjennomført stikkprøvekontroller av innleverte timelister. Når det gjennomføres slike kontroller kan du bli kontaktet for å få bekreftet at arbeidet er levert i henhold til det som er meldt inn til utbetaling. Den ansatte vil ikke ha mulighet for å føre flere timer enn det antallet det er inngått kontrakt for.

Dersom du får informasjon om avvik i kontrakt så er det veldig viktig at dette meldes inn til koordinator kontrakt via  fortløpende.

Kostnadsgodkjenner har ikke noe ansvar i forbindelse med utbetaling av timelønn og månedslønn. Etter at de har gitt sin budsjettdisponering til en kontrakt kan de følge denne opp ved hjelp av rapporter.

Oppdrag

Oppdragstakere får automatisk utbetalt etter at sluttdato i  kontrakten er passert.

Dersom du får informasjon om avvik i kontrakt så er det veldig viktig at dette meldes inn til koordinator kontrakt viafortløpende.

Ved sensoroppdrag foretar koordinator kontrakt kontroll mot Tableau (FS/Wiseflow) og sjekker at antall sensurerte besvarelser er i samsvar med den ingåtte kontrakten. Hvis antall er lavere en avtalen nedkskaleres utbetalingen til korrekt beløp.

Kostnadsgodkjenner har ikke noe ansvar i forbindelse med utbetaling av oppdrag. Etter at de har gitt sin budsjettdisponering til en kontrakt kan de følge denne opp ved hjelp av rapporter.

Kopi av kontrakt og lønnsslipp

• De som signerer med bankID får tilsendt en kopi av kontrakten til Digipost eller en annen digital postkasse. Kontrakten er også tilgjengelig i  DFØ-appen eller selvbetjeningsportal.
• De vil  finne lønnsslippen i DFØ-appen og i selvbetjeningsportalen. På Skatteetaten finnes opplysningene under .

Dette gjelder for de som har norsk bank ID eller min ID. Utenlandske må ta kontakt med SPOR hvis de ikke får sett sin lønnsslipp/kontrakt.

Nyttig informasjon

Her finnes annen nyttig informasjon til bruk for behovshaver kontrakt.

Behov for å endre bestilling

Du kan ikke endre bestillingen etter at du har sendt den fra deg. Dersom kontrakten er opprettet eller du ønsker å endre bestillingen må du sende sak via.

Slette kontraktsbestilling

Du har mulighet for å slette bestillingen dersom den ikke er sendt til Koordinator kontrakt enda. Dersom kontrakten er sendt videre og du ønsker å slette bestillingen må du sende sak via.

Kontraktsinnehaver klarer ikke åpne kontrakten via lenken i e-posten

Det kan være lurt å bytte nettleser. Microsoft Edge, Firefox og Google Chrome skal fungere. Internet Explorer fungerer ikke.

Signering av kontrakt på engelsk

Dersom noen opplever problemer med å se kontrakten på engelsk kan man endre språk øverst til høyre på kontraktssigneringssiden.

Kontraktsinnehaver tar kontakt og sier at de ikke får tilsendt passord på SMS og dermed ikke klarer å signere kontrakten.

Hvis du blir kontaktet og de sier at de får feilmeldingen «Det oppsto et problem med å sende passord, vennligst forsøk igjen» så skyldes dette vanligvis feil med telefonnummer. Enten er det lagt inn feil telefonnummer eller feil landkode. Dersom dette er feil må Koordinator kontrakt rette opp feilen. Feilen meldes inn via.

Oppfølging av kontrakter og timelister

DFØ purrer kontrakter som ikke blir signert og SPOR følger opp at ansatte på timelønn fører sine timer før kontrakten utløper.

Bestillinger i retur

Når man får en bestilling i retur må man trykke på «Åpne oppgave» for å registrere endring. Eks. hvis Koordinator kontrakt etterspør opplysninger. Dersom du dobbeltklikker på oppgaven får du ikke mulighet til å redigere den.

Endring av signert kontrakt

Intern rutine 

Aktuelle interne rutiner 

Utbetale skuddpremie på rever

Målgruppe:

• Administrasjon hos BFE
• Fagspesialist lønn

Intern rutine

[LENKE]/Content/839267/cache=1708002385000/Intern%20rutine%20Skuddpremie%20rever.pdf

Tilfeller hvor TOA-kontrakt ikke kan benyttes

Det finnes kontrakter som ikke lar seg bestille i TOA-løsningen. Listen under beskriver slike tilfeller og hvordan de skal behandles.

Personer som allerede har en fast/midlertidig deltidsstilling hos 幸运大转盘

Kan ikke inngå kontrakt i løsningen. Må løses med arbeidskontrakt i arkivsystemet. Dette gjelder også de som har bistillinger i 20 % stilling.

Personer som allerede har en fast/midlertidig 100% stilling i den aktuelle perioden

Kontrakt kan ikke inngås. Eventuelt er dette overtid.

Selvstendig næringsdrivende som skal utføre arbeid for 幸运大转盘

Dette skal behandles av gjennom behov til betalingsprosessen (BIB-prosessen). Eks. kjøp av språkvask.

Studenter som får stipend av 幸运大转盘

Manuelt bilag må sendes via til SPOR.

Enkeltstående oppdrag med økonmisk ramme på under kr. 1000

Benyttes kun når det er snakk om et lite oppdrag hvor personen ikke har tilknytning til 幸运大转盘 og ikke vil ha flere oppdrag enn dette aktuelle oppdraget. For ek.s utdanningsmesser. Her må det fylles ut manuelt bilag som sendes via til SPOR.

Personer som deltar i forskningsforsøk

Manuelt bilag må sendes via  til SPOR.

Administrative ansettelser

Anettelse må skje av rekruttering. 

Timelønnede ved Jusshjelpa

Intern rutine som beskriver fremgangmåten for utbetaling av timelønn for de som jobber hos Jusshjelpa

Timelønnede med krav på kvelds/natt-, helligdags- og lør/søndagstillegg

Intern rutine som beskriver fremgangsmåten for utbetaling til timelønnede med krav om tillegg

Tilsetting av unge arbeidstakere mellom 15-18 år

Se intern rutine.

Lønn for utenlandske arbeidstakere

Her finnes informasjon for utenlanske arbeidstakere ansatt ved 幸运大转盘.

Informasjonen gjelder søknad om oppholds- og arbeidstillatelse, søknad om D-nummer/personnummer, skattekort, trygderettigheter  m.v.