Brukerstøtte

Her finner du veiledninger og ulike kursmateriell knyttet til prosesser og systemer

For ledere som skal godkjenne i Unit4 ERP

Ledere med kostnadsgodkjennermyndighet (BDM) skal vurdere og godkjenne en rekke økonomiske forpliktelser for universitetet i DFØ-systemene. På denne siden finner du oversikt og veiledning over oppgavene i økonomisystemet UNIT4 ERP.

Varsling om oppgaver

Når du mottar nye oppgaver til godkjenning kommer disse opp i oppgavelisten din i UNIT4, i tillegg til at du får varsel på e-post.

Godkjenne innkjøpsforespørsel

I prosessen Behov til betaling (BTB) skal du som kostnadsgodkjenner godkjenne innkjøpsforespørsel før bestilling sendes til leverandør. Du bør be dine medarbeidere om å klarere innkjøp på forhånd og registrere innkjøpsforespørsel i god tid. Da vet du hva som kommer til godkjenning, og leverandøren får rimelig tid til å levere varen. Du må også godkjenne faste innkjøpsavtaler (eksempel serviceavtaler).

Som kostnadsgodkjenner skal du kontrollere at:

det er budsjettmessig dekning for utbetalingen (rett konto, koststed, delprosjekt og merverdiavgiftskode).
disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
kjøp over 100.000 NOK eks. mva har en avtale tilknyttet seg.

Innkjøpsforespørsel/Bestilling

For bestillinger skal du kontrollere og godkjenne innkjøpsforespørselen, eller avvise den. Bestillingen går ikke til leverandør før du har godkjent, så du har et ansvar for å ikke forsinke leveransen. Dersom du mener at det er noe feil med bestillingen kan du avvise den og skrive inn kommentar. Den går da tilbake til innkjøper som kan rette opp og sende til deg på nytt.

Se instruksjonsvideo:

Godkjenne innkjøpsplaner

Å benytte alternativet innkjøpsplan vil si at dere på forhånd har fått godkjent et budsjett med en begrenset gyldighetsperiode, som navngitte rekvirenter eller innkjøpere får lov til å opprette innkjøpsforespørsler mot. Planen skal i tillegg definere leverandør(er) som dere kan benytte.

Godkjenne plan

Bruker med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) for kontering angitt på en innkjøpsplan, mottar varsel per e-post når planen er sendt til godkjenning.

Gå til Dine oppgaver for å se liste med oppgaver til behandling. Velg aktuell oppgave eller velg Gå til oppgavebehandling for å åpne oppgavelisten i eget vindu.

Du finner plan til godkjenning i oppgavelisten.

Når du velger aktuell oppgave, åpner godkjenningsbildet seg.

For å godkjenne planen trykker du på knappen Godkjenne (BDM).

Brukerveiledning:

Godkjenne objekter for periodiske faktura

Periodisk faktura kan håndtere repeterende fakturaer der leverandøren og avtalegrunnlaget er kjent på forhånd. Før en periodisk faktura blir aktiv i systemet må innkjøper opprette ett objekt knyttet opp mot leverandøren i systemet, dette objektet vil gå på arbeidsflyt.

Godkjenne objekt

Objekter knyttet til en avtale med autogodkjenning sendes til godkjenning av BDM i henhold til fullmaktsmatrisen. Oppgaven for godkjenning av objekt legges i oppgavelista til brukeren sammen med andre oppgaver i løsningen.

Godkjenner av objektet må kontrollere at opplysningene på skjema er korrekte. Godkjenner har følgende handlingsalternativer:

Godkjenne (BDM)
- Godkjenner objektet, objektet blir dermed aktivt.
Avvis til skjemaeier
- Godkjenner kan avvise til skjemaeier (bruker som opprettet skjema) med kommentar dersom noe må korrigeres.

Brukerveiledning:

Godkjenne inngående faktura

Faktura

Leverandørens faktura skal inneholde bestillingsnummer, og hvis den også har avtalt beløp og det er foretatt varemottak går den normalt rett til betaling (det har vært kvalitet i alle ledd). Er det avvik mellom bestilling og faktura vil den komme som ny godkjenningsflyt inn i din oppgaveliste i Unit4. Dette gjelder også for faktura hvor det ikke har vært en bestilling i systemet, og for noen periodiske faktura.

Videresende faktura til annen Kostnadsgodkjenner

Dersom du mottar fakturaer som som ikke skal godkjennes av deg (for eksempel din egen mobilregning eller egne kjøp), skal du sende fakturaen videre i systemet. Det gjør du ved å gå inn på fanen "handlinger", og velge "videresend". For å få opp potensielle mottakere må du trykke "space" (mellomrom) på tastaturet ditt.

Brukerveiledninger

Godkjenne hovedboksbilag

Ved for eksempel ompostering av kostnader eller interne kostnadsbelastninger blir det laget bilag som må godkjennes. Du henter bilaget opp i Unit4 ERP under Dine oppgaver. Er det budsjettmessig dekning for kostnaden, og denne er riktig kontert, godkjenner du bilaget. Hvis ikke avviser du bilaget med kommentar, og det returneres til bilagsbehandler (attestant) for korreksjon.

Brukerveiledninger

E-læringskurs i Unit4 ERP

For å legge til enme eller ta kurset, må du først logge deg inn via Canvas med FEIDE-pålogging her:

Se på følgende video som viser hvordan du melder deg på hvert kurs: (logg deg inn til Panopto med 幸运大转盘 Azure AD)

Prosess for Behov til betaling (BTB)

Prosess Fordring til innbetaling (FTI)

Prosess Prosjektide til prosjektavslutning

Prosesser under Regnskap

(omposteringsløsning)

Styring og rapportering

Økonomiprosesser

Behov til Betaling (Btb)

[LENKE]/ansatte/arbeidsstotte-okonomi-innkjop/okonomiprosesser#panel_1

Regnskap

[LENKE]/ansatte/arbeidsstotte-okonomi-innkjop/okonomiprosesser#panel_2

Fordring til innbetaling (Fti)

[LENKE]/ansatte/arbeidsstotte-okonomi-innkjop/okonomiprosesser#panel_3

Prosjektidé til prosjektavslutning

[LENKE]/ansatte/arbeidsstotte-okonomi-innkjop/okonomiprosesser#panel_4

Økonomimodell

[LENKE]/ansatte/arbeidsstotte-okonomi-innkjop/okonomiprosesser#panel_5

Budsjettering

[LENKE]/ansatte/arbeidsstotte-okonomi-innkjop/okonomiprosesser#panel_6

Unit4 ERP

Pålogging til Unit4 ERP

幸运大转盘 Norges arktiske universitet benytter økonomisystemet Unit4 ERP som leveres av DFØ - Direktøratet for forvaltning og økonomistyring.

For å logge seg på systemet må man bruke FEIDE-konto ved 幸运大转盘 Norges arktiske universitet.

Verktøykasse

[LENKE]/ansatte/arbeidsstotte-okonomi-innkjop/okonomiprosesser#v-pills-865074

Brukerveiledninger DFØ

[LENKE]https://dfo.no/kundesider/regnskapstjenester/veiledning-og-opplaering-regnskapstjenestene/opplaeringsmateriell-bott

Søknad om tilgang til økonomisystemer

[LENKE]https://uitforms.topdesk.net/tas/public/ssp/content/serviceflow?unid=81b88870f18d4d1586dac0da26a02dba&openedFromService=true