Innkjøpsfaktura

En innkjøpsfaktura er en inngående faktura som kobles mot en eksisterende innkjøpsordrenummer.  Dette vil skje så lenge leverandøren påfører innkjøpsordrenummer på faktura.

En innkjøpsfaktura kan behandles helt automatisk på flyt eller kan kreve manuell behandling, ved avvik.  Hvis faktura har et større beløp enn bestillingen (innkjøpsordre) eller inneholder ekstralinjer, vil faktura kreve en ny attestasjon og godkjenningsrunde.

---

Viktigheten av å gjennomføre varemottak

Varemottak er en forutsetning for automatisk matching av faktura. Registreres faktura inn i systemet uten at varemottak er gjennomført, settes den i ventemodus i 7 dager. Gjennomføres varemottaket innen 7 dager vil den sendes på vanlig flyt.

Blir fakturaen liggende i ventemodus i mer enn 7 dager vil dette generere oppgaven «Manglende varemottak». Da må du sørge for at varemottak gjøres. Se .

Automatisk matching

Normalt vil en innkjøpsfaktura gå til automatisk matching og utbetaling. Systemet vil på ulike måter prøve å matche innkjøpsordren mot fakturaen:

1. Linje match:  Dette oppstår når minst et artikkelnr fra faktura matcher med et artikkelnr fra innkjøpsordren.  Dersom det ikke er match på artikkelnr går fakturaen videre til sum match.  Gjennomføres linjematchen vil fakturaen gå videre til kontroll av toleransegrense. Dersom toleransegrense er overskredet sendes faktura til innkjøpergruppe for priskontroll og videre til kostnadsgodkjenner for godkjenning. 
2. Sum match:  Dersom fakturaen matcher som sum match sendes den videre til "Manuell avviksbehandling". Systemet vil først prøve på en automatisk avvikshåndtering og fordeling av avviket.  Hvis det ikke er mulig vil systemet sende faktura til innkjøpergruppen, på hodenivå på innkjøpsforespørsel, for manuell avvikshåndtering (avviksbehandling)

Manuell avviksbehandling

Innkjøper vil få en oppgave i oppgavelista som heter Manuell avviksbehandling hvis systemet ikke har klart å fordele avviksbeløpet mellom innkjøpsordre og faktura, som er kontert på feil konto 9992.  I Manuell avvisbehandling er formålet å fordele avviksbeløpet i de åpne poster fra ordren.

Veiledning:  

Hvis man får feilmelding og oppgaven ikke kan behandles, må bilaget Avvises til regnskap.

Priskontroll 

Innkjøpsfakturaer som overskrider toleransegrensene sendes til innkjøpergruppe for attestasjonskontroll.  I oppgaven Priskontroll må ekstralinjer konteres riktig og avviket må attesteres. Videre sendes faktura til kostnadsgodkjenner for sluttgodkjenning.

Veiledning: 

Ved avvik i innkjøpsfaktura, kontrollerer innkjøper følgende:

• Årsak til prisavvik mellom faktura og innkjøpsordre
• At leverandørinformasjonen på fakturen er korrekt
• At fakturabeløp stemmer i henhold til innkjøpsordre og det som er levert
• At faktura er tilknyttet korrekt innkjøpsordrenummer
• At bankkonto, beløp og valuta er korrekt registrert i grunnlagsdata
• At nødvendige vedlegg er lagt ved
• Kontrollere kontering av ekstra linjer fra varemottak
• Kontering, prisavvik og eventuelle ekstra linjer må kontrolleres

Se BOTT-rutine for Fakturabehandling av innkjøpsfaktura - 

Godkjenning

Innkjøpsfakturaen sendes til kostnadsgodkjenner for å godkjenne avviket i forhold til godkjent innkjøpsordre.  Kontroller at kontering er korrekt og at avviket er innenfor budsjettet.  Faktura må være godkjent av kostnadsgodkjenner før den blir sendt til bokføring og betaling.  Fakturaen sendes på flyt til kostnadsgodkjenneren som er registrert i fullmaktsmatrisen som BDM 1.

For mer informasjon om godkjenning, se på Godkjenning av innkjøpsfaktura (lenke til underkapittel 1.4)

Se også veiledning: 

Se BOTT-rutine for Fakturabehandling av innkjøpsfaktura -