Leverandørfaktura

En leverandørfaktura er en inngående faktura som ikke er merket med et innkjøpsordrenummer.  Alle leverandørfaktura sendes på flyt til innkjøpergruppe for attestasjon og videre til kostnadsgodkjenner for godkjenning.  

---

Sjekk om det finnes en innkjøpsordre som hører til fakturaen 

Når innkjøper mottar en leverandørfaktura til attestasjonskontroll må innkjøper først sjekke om det finnes en innkjøpsordre som denne skal matches mot.  Dersom det finnes en tilhørende innkjøpsordre, må fakturaen Avvises til regnskap for at disse skal kobles.  Husk å legge til innkjøpsordrenummer som skal benyttes i kommentar feltet.

Eventuelt benytt følgende kontaktskjema for å koble faktura mot ordre eller for å koble faktura fra ordren.  .

Attestasjon og kontering 

Alle leverandørfakturaer som går til attestasjon, vil gå til innkjøpergruppen ansvarlig for koststedet knyttet til fakturareferansen.  Ved mottatt leverandørfaktura, kontrollerer innkjøper følgende:

• At varen / tjenesten er mottatt
• At fakturaen er korrekt iht mottatt vare/tjeneste
• At innkjøpet er innenfor interne rutiner og regelverk
• At leverandørinformasjonen på fakturaen er korrekt
• At bankkonto, beløp og valuta er korrekt registrert i grunnlagsdata
• At nødvendige vedlegg er lagt ved

Se BOTT-rutine for Fakturabehandling av leverandørfaktura - 

Registrering av anlegg

[LENKE]/ansatte/arbeidsstotte-okonomi-innkjop/regnskap/sub?p_document_id=831038#panel_1

Periodisering 

Periodisering er fordeling av kostnader over flere perioder. Dette vil være aktuelt for abonnement og husleie, eller andre kjøp hvor kostnaden skal fordeles over flere perioder. Ved opprettelse av innkjøpsforespørsel kan lengden på periodiseringen angis, på faktura kan en også angi hvilken periode periodiseringen skal starte.

Behandle kreditnota 

Alle kreditnotaer behandles i økonomisystemet som en leverandørfaktura.  Kreditnotaen skal konteres likt den opprinnelige fakturaen. 

Vurdere behov for periodiske faktura 

Ved behandling av gjentagende fakturaer som gjelder f.eks avisabonnement, serviceavtaler, telefonitjenester, strømregninger mv., kan innkjøperen vurdere å opprette en avtale for periodiske faktura og koble fakturareferansen mot et objekt (referanse på faktura).  Det å bruke løsningen for periodiske faktura kan bidra til å effektivisere behandling av fakturaer på flyt og redusere manuell behandling.

For mer informasjon, klikk her for periodiske faktura

Godkjenning 

Faktura må være godkjent av kostnadsgodkjenner før den blir bokført og betalt.  Fakturaen sendes på flyt til den kostnadsgodkjenneren som er registrert i fullmaktsmatrisen som BDM 1.

For mer informasjon om godkjenning, se på Godkjenning av innkjøpsfaktura (lenke til underkapittel 1.4)

Se også veiledning: 

Se BOTT-rutine for Fakturabehandling av leverandørfaktura -