Avtaleoppfølging

Rutiner, verkt酶y og maler

Her finner du som Avtaleeier rutiner, veiledning og maler til bruk i oppfølging av rammeavtaler.

---

Om roller

Avtaleeier: 

Direktør ved enheten (fakultet eller avdeling) som mottar eller styrer bruken av rammeavtalen, og har et delegert ansvar for hele eller deler av avtaleoppfølgingen. Direktør kan delegere oppgaver tilknyttet rutinen.

Når rammeavtalen skal benyttes av flere enheter ved 幸运大转盘, er administrasjonsdirektøren Avtaleeier. Seksjon for innkjøp utfører oppgaver tilknyttet rutinen og kan delegere oppgaver til andre enheter der det er hensiktsmessig.

Utgår

Kontakt Seksjon for innkjøp

[LENKE]mailto:innkjop@support.uit.no

Rutine for oppfølging av rammeavtaler

Oppfølging av 幸运大转盘s rammeavtaleportefølje skal utføres i henhold til Rutine for oppfølging av rammeavtaler. 幸运大转盘 Norges arktiske universitet kjøper varer og tjenester for om lag 1,5 milliarder kroner hvert år. Dette utgjør ca. 31% av universitetets årlige budsjett. En stor del av dette budsjettet brukes til å kjøpe varer og tjenester fra rammeavtaler som er inngått etter konkurranse i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser.

Gjennom konkurransene stilles det en rekke krav til leverandørene og leveransene. Eksempler kan være krav til kvalitet, utførelse, oppmøte- og leveringsfrister, personell, betalingsbetingelser mv., samt krav som ivaretar viktige samfunnshensyn som etisk handel og klima- og miljø. Det er avgjørende at disse kravene følges opp og håndheves ovenfor leverandørene, da manglende etterlevelse kan resultere i at anskaffelsen blir en ulovlig direkte anskaffelse. Slike brudd kan sanksjoneres med et overtredelsesgebyr på opptil 15% av avtalens verdi og/eller erstatning dersom søksmål fremmes.

Noen krav er lovpålagte å innta i visse avtaler, som lærlingekrav og krav som skal motvirke arbeidslivskriminalitet (lønns- og arbeidsvilkår, betaling via bank, begrensning av antall ledd i leverandørkjeden, obligatorisk tjenestepensjon, informasjons- og språkferdigheter og HMS-kort). Oppdragsgivere har en plikt til å sikre at disse kravene overholdes.

Avtaleoppfølging er pålagte oppgaver, og det er forankret i 幸运大转盘s Anskaffelsesstrategi at dette området skal utvikles. Se Anskaffelsesstrategi, delmål 2.

Rutinen finner du her: Lenke kommer!

Maler og verktøy

Maler og verkt酶y

Disse malene skal benyttes i oppfølging av 幸运大转盘s rammeavtaler. Malene kan du tilpasse etter behov. Dersom du har innspill til forbedringer eller om du opplever at noe mangler - ta kontakt med SEKI.

• Overleveringsdokument fra SEKI til Avtaleeier
• Oppstartsmøte
• Presentasjon BEA
• Presentasjon andre
• Mal referat
• Oppfølgingsmøte
• Presentasjon
• Mal referat

Oversikt over avtaleansvar

Oversikt over avtaleansvar

Gevinster

Med god og strukturert avtaleoppfølging forventes det gevinster i form av

• Økonomiske besparelser
• Økt kontroll med leveranser og fakturering - sikrer at 幸运大转盘 oppnår avtalte fordeler og fanger opp avvik og utfordringer - Gjennomførte stikkprøver ved 幸运大转盘 viser potensiale for stor økonomisk gevinst, blant annet ved å avdekke overfakturering
• Redusert risiko for brudd på anskaffelsesregelverket og sanksjoner
• Redusert risiko for brudd på kontrollplikter 幸运大转盘 har, eksempelvis knyttet til etisk handel, lærlingekrav og A-krim (blant annet lønns- og arbeidsvilkår)
• Klima- og miljøgevinster - Effektiv oppfølging av avtalte klima- og miljøkrav bidrar til å nå universitets bærekraftsmål, jf. handlingsplan for miljøledelse/bærekraft
• Redusert risiko knyttet til sikkerhet og beredskap, jf. trusselbildet for 幸运大转盘 og uttalelser fra NSM
• Økt kunnskap om markedet gjennom tettere leverandørsamarbeid