Feilretting

Feilretting

Sensor har ikke levert begrunnelse innen fristen

Det sendes ett varsel per student som ikke har fått begrunnelse til administratorer, med dagens funksjonalitet i Wiseflow. Dette kan medføre mange varslinger der sensorer ikke har gjort jobben sin med begrunnelser, men vi ser det som nødvendig å ha varselet på for å få fanga opp begrunnelser som ikke er blitt gitt.

Sensor mottar selv en påminnelse om at fristen er i ferd med å utløpe 48 timer før fristen.

Når begrunnelse ikke er sendt inn av sensor innen fristen må administrator gjøre følgende:

• Undersøke at begrunnelsen er tildelt korrekt sensor i begrunnelsesoversikten under Verktøy
• Dersom den er fordelt til feil sensor kan du omfordele i oversikten
• Kontakte sensoren direkte for å sørge for at hun sender inn begrunnelsen -- gi henne da lenke til brukerveiledninga for sensorer
• Sørg for at flowen ikke har blitt arkivert
• Flower blir automatisk arkivert 4 uker etter at vurderingsperioden har gått ut
• Sjekk gjerne utløpsdatoen på flowen din -- dersom det er mindre enn én uke til flowen blir arkivert kan du forlenge vurderingsperioden litt (pass bare på at vurderingsperioden fortsatt er satt til å ha utløpt før dagens dato)
• En arkivert flow kan enkelt reaktiveres ved å trykke på menyknappen oppe til høyre i flowen og trykke på Åpne flowen igjen
• Sensorer ser ikke begrunnelser i oversikten sin dersom de hører til en arkivert flow
• Forlenge fristen på begrunnelsen i begrunnelsesoversikten under Verktøy
• Legg merke til at sensor kan sende inn begrunnelse selv om fristen er utgått, men fristen bør forlenges for å generere nytt varsel til sensor og administrator ved eventuell ny forsinkelse

Administrasjonen kan når som helst hente ut en oversikt over ikke-ferdigbehandlede begrunnelsessaker i FS-rapport 579.001.

Begrunnelse fordelt til feil sensor

Du må i et slikt tilfelle først sørge for å endre innstillinga på flowen, slik at kommende begrunnelser faktisk tildeles til korrekt sensor. Se hvordan dette gjøres her. Deretter må du gå til administratoroversikten over begrunnelser under Verktøy og endre tildeling på de begrunnelsene som har blitt tildelt feil.

1. Trykk på blyantikonet ved tildelinga som skal endres.

Endre til korrekt sensor.

Lagre.

Du bør også kontakte sensor som har fått feilaktige tildelinger, for å unngå ekstraarbeid og frustrasjon.

 

Begrunnelse må trekkes tilbake og redigeres

Du har som administrator anledning til å låse opp begrunnelser som er ferdigstilte. Dette gjøres i administratoroversikten over begrunnelser under Verktøy.

Trykk på hengelåsikonet for å gjenåpne begrunnelsessaken. Vær obs på at du ikke får noen dialogboks for bekreftelse for dette; straks du har trykket er saken gjenåpnet, og du kan ikke angre på dette. Vær derfor sikker før du trykker!

Når dette er gjort vil sensor kunne gå inn og rette på begrunnelsen før den sendes inn på nytt. Administrator kan eventuelt også endre tildelinga av begrunnelsen til en annen sensor, om nødvendig.

En begrunnelse som er låst opp og som må sendes inn på nytt vil måtte behandles manuelt videre i FS. Når du har låst opp begrunnelsen i Wiseflow må du gå til begrunnelsen i FS og sette Ferdigbehandlet til N. Fjern også datoen i feltet Vedtak formidlet.

Det er viktig at det holdes en dialog med sensor, og at sensoren gir beskjed når den endelige begrunnelsen er sendt inn. Når sensor har gitt beskjed om at begrunnelse er gitt må du igjen inn i begrunnelsen i FS og oppdatere til Ferdigbehandlet J (1), med datoen for når begrunnelse ble gitt (3). Dersom det skulle være gjort en endring i formen på begrunnelsen, altså f. eks. fra muntlig til skriftlig, så må du også oppdatere feltet Begrunnelse gitt på form til korrekt verdi (2).

---