ÐÒÔË´óתÅÌ

Som ansatt trenger du en IT-brukerkonto ved ÐÒÔË´óתÅÌ Norges arktiske universitet for å få tilgang til de aller fleste tjenestene vi tilbyr.

Alle ansatte får tilsendt en arbeidsavtale for ansettelsesforhold sitt. Når du som nyansatt er registrert i lønnssystemet (SAP), vil det automatisk bli opprettet en brukerkonto til deg. Registreringen i SAP forutsetter at arbeidsavtalen din er signert og mottatt av Seksjon for personal og organisasjon (SPOR). Som ny bruker får du en e-post til den private e-postadressen din når din nye brukerkonto er klar til å bli aktivert. Denne eposten mottar du 1 dag før første arbeidsdag og du må selv aktivere kontoen, se veiledning nedenfor. Når du har fått en IT-brukerkonto ved ÐÒÔË´óתÅÌ vil du ha et brukernavn i formatet abc123@uit.no eller aabbb1234@uit.no med et tilhørende passord.

På nettsiden Brukerkonto finner du utfyllende informasjon og veiledninger for hvordan du går fram for å ta i bruk din IT-brukerkonto, endre passord, glemt passord mm. 

Gå direkte til brukerveiledninger:

Etter at du har takket ja til studieplass vil du som ny student ved UIT får tilsendt en e-post som forteller deg hvordan du skal aktivere brukerkontoen din. Når du har fått en IT-brukerkonto ved ÐÒÔË´óתÅÌ vil du ha et brukernavn i formatet abc123@uit.no eller aabbb1234@uit.no med et tilhørende passord.

På nettsiden Brukerkonto finner du utfyllende informasjon og veiledninger for hvordan du går fram for å ta i bruk din IT-brukerkonto, endre passord, glemt passord mm. Du kan søke om å forlenge tilgangen til studentkontoen din: 

På Min side finner du de viktigste verktøyene du trenger som student, sånn som timeplanen. 

Studenter og ansatte ved universitetet skal bruke det trådløse nettverket Eduroam, se veiledninger . Det trådløse nettverket DigitalEksamen skal kun brukes som backup løsning for digitale eksamener på ÐÒÔË´óתÅÌ Campus. 

Se også her for mer informasjon: 

• Sjekkliste for nye studenter

Når du skal ta imot en gjesteforelser som skal ha en ÐÒÔË´óתÅÌ brukerkonto og skal knyttes til et emne i Canvas, er det noen steg som må gjøres for å gi de rette tilganger. 

Gjesteforeleseren må inviteres som gjest via gjestetjenesten GREG, for å få en ÐÒÔË´óתÅÌ brukerkonto og videre overføres til FS og kobles til riktig emne i Canvas:

Steg 1: Dersom du skal invitere inn en gjesteforeleser, ta kontakt med en vert for gjestetjenesten GREG ved din enhet. Se oversikt over verter her: Verter i gjestetjenesten GREG

For studieadministrasjonen:

Steg 2: Når gjesteforeleseren har fått en ÐÒÔË´óתÅÌ brukerkonto, blir gjesten automatisk overført til studentsystemet FS og får status aktiv fagperson

Steg 3: For å knytte gjesteforeleseren til riktig emne i Canvas må det gjøres i henhold til gjeldende rutiner av studieadministrasjonen, se her:

NB: 

• Verten i gjestetjenesten må huske å få studieadministrasjonen til å knytte gjesteforelseren til riktig emne i Canvas
• Dersom gjesteforeleseren skal ha forlenget tilgang, må dette skje via gjestetjenesten GREG, og ikke i FS.

Brukerkontoen din styres automatisk av din tilknytning til ÐÒÔË´óתÅÌ. Du kan ha en eller flere tilknytninger til ÐÒÔË´óתÅÌ. 

Dersom du er ansatt og registrert i lønnsystemet SAP har du en ansatt-tilknytning til og med siste arbeidsdag. Dersom du har studentstatus (inkludert PhD) og aktiv studierett i Felles Studentsystem FS, har du en studenttilknytning til studieretten utgår. 

Dersom du ikke har noen av disse tilgangene, må du registreres og tilknyttes som gjest til ÐÒÔË´óתÅÌ. Det er det administrasjonen ved din enhet som kan gjøre. De styrer også eventuell forlengelse. Dette gjøres i Gjestetjenesten GREG.

Administrasjonen kan sjekke om du fortsatt har studentstatus. Hvis ikke, registreres og forlenges din konto i Gjestetjenesten. 

Se mer informasjon om .

Om du er på besøk ved ÐÒÔË´óתÅÌ kan du selv skaffe tilgang til Internett. Andre IT-tjenester kan tildeles ved behov.

Gjester ved ÐÒÔË´óתÅÌ

ÐÒÔË´óתÅÌ Norges arktiske universitet har til enhver tid gjester som kan trenge IT-tjenester: forskere eller studenter, foredragsholdere eller konferansedeltakere, samarbeidspartnere fra det offentlige eller næringsliv m.fl. De fleste greier seg med tilgang til Internett.

Internett

Trådløst nettverk gir tilgang til Internett de fleste steder på universitetsområdet. Du finner mer informasjon om tilkobling til . Studenter og ansatte ved universitet kan bruke det trådløse nettverket . 

ÐÒÔË´óתÅÌ har også et trådløst konferansenett som konferansedeltakere kan koble seg til. Passord til konferansenettet deles av arrangør.

Det trådløse nettverk som heter DigitalEksamen skal kun brukes som reserveløsning ved digital skoleeksamen på ÐÒÔË´óתÅÌ Campus. Det er kun studenter som skal være pålogget dette trådløse nettverket.

Trenger du flere IT-tjenester?

Flere IT-tjenester er tilgjengelig med en gjestekonto. Ledere ved institutt, avdelinger og andre enheter ved universitetet kan bistå med ytterligere tilganger ved tjenestelige behov.  Aktuelle brukere er gjesteforskere og andre med tilknytning til universitetet.

Kontakt gjesteansvarlig ved din enhet, se oversikt nedenfor under Vert i Gjestetjenesten (blå knapp).

Du vil motta en velkomst e-post, klikk på lenken og gjennomfør registreringen, se . 

For mer informasjon om pålogging som ekstern sensor, se her. 

Når du når pensjonsalder, vil brukerkontoen din bli stengt en stund etter at ditt ansettelsesforhold er avsluttet. Etter at du har sagt opp stillingen din, blir korrekt sluttdato registrert i lønnssystemet SAP, og du vil motta et varsel om at brukerkontoen stenges.

Kontoen din på Microsoft 365 slettes 30 dager etter at ÐÒÔË´óתÅÌ-brukerkontoen er stengt. Mail slettes etter 60 dager og filer slettes 120 dager etter at ansattkontoen er stengt.

Etter pensjonsavgang er det for professor og dosent mulig å søke om videre tilknytning til ÐÒÔË´óתÅÌ som professor/dosent emeriti. Dette er en formell honorær tilknytning som kan tildeles etter vedtak fattet av dekan/fakultetsledelse. 

Professor/dosent emeriti vil få beholde brukerkontoen sin for den perioden emeriti-tilknytningen gjelder. For å få det til må du registreres som gjest. Ansatt-kontoen din blir altså først stengt, og du blir deretter registrert i gjestesystemet av den som er gjesteansvarlig på din enhet. 

Kontakt gjesteansvarlig ved din enhet, se oversikt nedenfor under Vert i Gjestetjenesten (blå knapp). 

Du vil motta en velkomst e-post, klikk på lenken og gjennomfør registreringen, se . 

Det som vil være annerledes når du kommer inn via gjestesystemet, er at du får en lisens i Microsoft som gjør at du kun har tilgang til nettversjonen av Office (epost, word, osv). For å se den må du logge på www.office.com . Nettversjonen av Office er blitt veldig god å bruke, og du kan finne veiledning for bruk av denne her:

Du vil altså ikke finne Microsoft-applikasjonene du hadde før, dersom du likevel trenger dem videre kan du kontakte IT brukerstøtte så ordner de dette: Kontakt oss

Leder ved den enkelte enhet har ansvaret for alle ansatte, studenter og gjester tilknyttet sin enhet.

Så snart en person er registrert i lønns- og personalsystemet SAP, Felles studentsystem (FS) eller Gjestetjenesten GREG, vil brukerkontoen bli opprettet automatisk. Brukerkontoen til nyansatte vil være synlig for leder 7 dager før første arbeidsdag/ tiltredelsesdato, slik at leder kan bestille tilganger og planlegge onboarding for den nyansatte på en god måte. Men nye studenter og ansatte må selv aktivere brukerkontoen sin Vi anbefaler at du benytter ID-porten for å aktivere din IT-brukerkonto; forutsetter at du har et norsk fødselsnummer (11 siffer). Se . 

Etter innføring av ny tilgangsstyring ved ÐÒÔË´óתÅÌ, RI - Rapid Identity, får studenter, gjester og ansatte en automatisk generert en e-post der de blir bedt om å aktivere brukerkontoen. Denne prosessen gjennomfører brukeren selv.

Rutiner og retningslinjer for mottak av samarbeidspartnere og gjestebesøk ved ÐÒÔË´óתÅÌ

Fagmiljøene ved ÐÒÔË´óתÅÌ mottar av og til gjester og samarbeidspartnere, og det er viktig at ÐÒÔË´óתÅÌ tar imot disse på en forutsigbar og en vel tilrettelagt måte.

Faglig vertskap ivaretas av den/de som inviterer, veileder og ellers er faglig kontaktperson for gjesten. Dette omfatter tilrettelegging og oppfølging av gjesteoppholdet.

Administrativt vertskap ivaretas av den ansvarlige enheten (institutt, fakultet) ved instituttleder. Hovedoppgavene her vil være avklaring av:

• Ressursbruk, inkludert evt. kontor og mulige inndekninger
• Tilganger: adgang til bygg, IT-tjenester, forskningsdata, bruk av infrastruktur, o.l.
• Ansvarsforhold på arbeidsplassen, HMS og forsikring
• IPR (sikring av immaterielle rettigheter) og forhold omkring forskingsresultater
• Eventuelle avtaler knyttet til gjesteoppholdet

Her finner du Gjeldende retningslinje for mottak av gjester og samarbeidspartnere for vurdering og godkjenning inkludert lenke til skjema for vurdering/godkjenning (Revidert retningslinje kommer iløpet av sommeren 2023)

Gjestekontoer

Leder ved den enkelte enhet/fakultet har fullmakt til å peke ut verter. Vertene er ansvarlig for håndtering av gjestetilganger ved enheten/fakultetet. 

Vertene er utpekt av ledere med personalansvar, eksempelvis instituttleder, seksjonssjefer, kontorsjefer mm. Som hovedregel bør det ikke være for mange verter, men tilstrekkelig mange til at behovet for gjestetilganger effektivt håndteres. Bestilling med hvem som skal ha vertsroller ved enheten/fakultetet skal sendes til ORGØK på følgende e-postadresse: personal@uit.no  

Bestillingen må inneholde følgende informasjon: 

• Brukernavnet til de som skal få vertstilgang 
• Hvilken enhet og eventuelt underenhet de skal få vertstilgang til. 

I utgangspunktet er det ledere med personalansvar som har tilgang til å forvalte gjester på sin enhet, men det er mulig å delegere denne tilgangen til andre. 

Hvordan leder kan delegere vertstilgang til andre: 

Leder med personalansvar sender bestilling på e-post til personal@uit.no 

E-posten må inneholde: 

• Brukernavnet til de som skal få vertstilgang 
• Hvilken enhet og eventuelt underenhet de skal få vertstilgang til. 

Verten får tilsvarende tilganger som lederen. Leder beholder sine tilganger. 

Alternativt kan andre også be om tilgangen, men leder må bekrefte. 

Når superbruker i SPOR har ordnet tilgangen, sendes det ut informasjon om vertsrollen, oppgaver og ansvar på e-post til den nye verten.  

Her er Retningslinjer for gjestetjenesten GREG. For mer informasjon om mottak av samarbeidspartnere og gjester, inkludert lenke til skjema for vurdering/godkjenning av disse finner du under "Leder" på denne siden.

Informasjon om beredskap

Ansvarlig leder for gjesten må informere om lokal beredskapsplan ved enheten.  Se informasjon under  herunder kontaktinformasjon til de ulike  ved aktuelt beredskapsområde.

Ved større kriser blir ansatte og studenter informert via ulike kanaler som SMS, e-post og/eller digitale plattformer ved ÐÒÔË´óתÅÌ. De som har e-postadresse ved ÐÒÔË´óתÅÌ, vil få direkteinformasjon eller bli informert via leder.

Gjester må gjøre seg kjent med rømningsveier i lokalene på sitt arbeids,-/studiested, samt forebyggende råd, veiledninger og opplæring gjennom de ulike knappene på .

Hensikten med sikresiden.no er å gi studenter og ansatte handlingskompetanse slik at de vet:

• hva de selv kan gjøre i uønskede situasjoner
• hvor de kan få hjelp
• hvordan de kan bidra til å forebygge uønskede hendelser